Wynajem sceny, nagłośnienia i oświetlenia wraz z transportem na uroczystość plenerową, kulturalno – rozrywkową

Gostynin, dnia 13.07.2023r.

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

1. Zamawiający:
Gmina Gostynin
Ul. Rynek 26
09-500 Gostynin

zaprasza do złożenia ofert na:

Wynajem sceny, nagłośnienia i oświetlenia wraz z transportem na uroczystość plenerową, kulturalno – rozrywkową „Dożynki Gminno – Parafialne” w miejscowości Sokołów gm. Gostynin, która organizowana będzie 2 września 2023 r., wraz z pełnym zabezpieczeniem technicznym imprezy, organizacją strefy gastronomicznej, rozrywkowej oraz montażem i demontażem urządzeń, obsługą techniczną, nagłośnieniową i oświetleniową całej imprezy:

scena zadaszona z poszyciem dachu czystą plandeką w kolorze stonowanym. Boczne okotarowanie sceny oraz tylny horyzont muszą być szczelne np. gęsta siatka lub lekki, gęsty materiał, szczególnie podczas niesprzyjającej i problematycznej pogody – woda nie może dostawać się bokami oraz tyłem na scenę. Scena musi posiadać z dwóch stron schody wyposażone w barierki. Z przodu sceny możliwość ustawienia dekoracji dożynkowych.
Zamawiający nie przewiduje użycia sceny mobilnej, musi to być scena stacjonarna o wymiarach minimum 10 x 8 metra, scena musi posiadać stonowany kolor dachu oraz horyzont i boki. Wysokość podestu min.100 cm. 
Moc agregatu musi być dostosowana do zapewnienia stałego dostępu do prądu o mocy wystarczającej do realizacji zlecenia, minimum 80KW. 
reżyserka monitorowa oraz reżyserka FOH zapewniająca ochronę przed niekorzystnymi warunkami atmosferycznymi.
zapewnienie barierek ochronnych do wydzielenia części koncertowej (ogrodzenie części dla publiczności przed sceną uczestniczącej w koncertach) oraz do zabezpieczenia sceny i strefy wydzielonej dla Artystów i techniki.
w przypadku załamania pogody (spadek temperatury poniżej 15 stopni Celsjusza, wymagana nagrzewnica sceniczna, zapewnienie min. 15 stopni C na scenie)
Obowiązkowy wykaz przez Wykonawcę sprzętu niezbędnego do pełnego zabezpieczenia imprezy pod względem technicznym.
zapewnienie mebli dla Organizatora w strefie „organizatora” ze stołem i miejscami siedzącymi dla 40 osób. 
organizacja strefy gastronomicznej i rozrywkowej podczas imprezy składającej się ze stoisk gastronomicznych, handlowych, stoisk z napojami, w tym zapewnienie miejsc siedzących z parasolami, atrakcji rozrywkowych (wesołe miasteczko, dmuchańce itp.) oraz minimum trzygodzinne zabawy animacyjne prowadzone przez min. 3 animatorów i zabezpieczenia oświetlenia w/w stref – obowiązkowy wykaz przez Wykonawcę poszczególnych stoisk z oferowanym asortymentem oraz atrakcji.
organizator nie zapewnia zabezpieczenia przez ochronę sprzętu w trakcie montażu i demontażu.
wszystkie konstrukcje techniczne muszą mieć aktualne atesty bezpieczeństwa. Na żądanie Organizatora Wykonawca będzie zobowiązany okazać atesty w terminie do 4 dni roboczych od dnia wezwania
Wykonawca ma obowiązek udostępnić Organizatorowi wszelkie dokumenty niezbędne do pozyskania stosownych zezwoleń, które dotyczą przedmiotu niniejszego zamówienia.
Wykonawca zobowiązany będzie do wykonania wszelkich działań związanych z realizacją niniejszego zamówienia zgodnie z przepisami BHP.
Wykonawca zapewni konferansjera/ doświadczenie imprezy plenerowe – dożynki/
Wykonawca zapewni zespół muzyczny, czas występu 60 minut plus bisy 
Kryteria dot. Zespołu: Rozpoznawalny zespół muzyczny, min 3 osoby, zespół musi tworzyć nowoczesną i rozpoznawalną muzykę w stylu Disco Polo. Zespół musi posiadać doświadczenie  w występach plenerowych.  Wykonawca zobowiązuje się do pokrycia wszelkich kosztów związanych opłatą ZAIKS.

Wykonawca zapewni DJ-A / zabawa taneczna/ 
Zapewnienie łącznie 12 pracowników ochrony dostępnych w godzinach 13.00-24.00
(15.00-18.00 – 6 pracowników ochrony, 18.00-24.00 – 12 pracowników ochrony)

Zapewnienie toalet przenośnych w ilości 8 szt. 
Zapewnienie 100 talonów dla organizatora na jeden posiłek ciepły z napojem 
Wykonawca powinien posiadać aktualne ubezpieczenie.



Termin realizacji zamówienia:

termin realizacji: 2 września 2023 r.
1 września 2023r. – montaż sceny i techniki scenicznej

2 września 2023 r.:

- gotowość sceny, nagłośnienia, oświetlenia: do godz.: 12.00

- gotowość strefy gastronomicznej i rozrywkowej: godz. :13:00

- gotowość ekranu wraz z obsługą: godz. :12:00

- rozpoczęcie imprezy: godz. 13:00 

- wystąpienia okolicznościowe + program artystyczny w zakresie organizatora godz. 15-18

- występ zespołu godz.:19.00

- zabawa taneczna: DJ godz.: 20-24.




miejsce imprezy:
Sokołów Gmina Gostynin, 09-500 Gostynin
 




Kryteria oceny ofert: 

Cena (po spełnieniu wszystkich warunków oferty) 50%
Propozycja zespołu 20 % 
Propozycja atrakcji dla dzieci (minimum 5) 10 %
Propozycja asortymentu cateringowego 10% 
Konferansjer 10%



OFERTA POWINNA ZAWIERAĆ OPIS / PREZENTACJĘ ZESPOŁU, ATRAKCJI DLA DZIECI, ASORTYMENT CATERINGOWY, PORTFOLIO KONFERANSJERA !

Ofertę należy sporządzić w formie elektronicznej jako załącznik lub skan na adres poczty elektronicznej: promocja@gminagostynin.pl do dnia 20.07.2023 r.
Zamawiający niezwłocznie po dokonaniu wyboru oferty poinformuje wszystkich składających oferty o wyborze Wykonawcy.. 
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zakończenia postępowania bez wyboru oferty, niezwłocznie zawiadamiając o tym fakcie wszystkich składających oferty.
Kontakt : Referat promocji i funduszy pomocowych : 24 360 47 91









Zastępca Wójta Gminy 

/-/ Paweł Goliszek