Klauzula informacyjna dla kontrahentów Gminy Gostynin

Wypełniając obowiązek prawny uregulowany przepisem art.13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej „RODO”,  Gmina Gostynin, informuje, iż w celu realizacji umów z kontrahentami zbiera i wykorzystuje dane osobowe, w tym informacje o kontrahentach Gminy Gostynin.

1. Administratorem Państwa danych osobowych przetwarzanych w Urzędzie Gminy Gostynin jest Gmina Gostynin z siedzibą  przy ul. Rynek 26, 09-500 Gostynin, reprezentowana przez Wójta Gminy Gostynin. Z Administratorem Danych mogą  się Państwo skontaktować pod adresem e-mail: aod@gminagostynin.pl.

2. Jeśli mają Państwo pytania dotyczące sposobu i zakresu przetwarzania Państwa danych osobowych w zakresie działania Urzędu Gminy Gostynin, a także przysługujących Państwu uprawnień, mogą się Państwa skontaktować pod adresem e-mail: iod@gminagostynin.pl.

3.  Gmina Gostynin informuje, że przetwarza dane osobowe osób fizycznych będących:

 a) kontrahentami Spółki i/lub

 b) wspólnikami, pracownikami, przedstawicielami ustawowymi, pełnomocnikami lub reprezentantami takich kontrahentów i/lub

 c) innymi osobami, których dane Gmina Gostynin przetwarza w celu wykonania umowy zawartej pomiędzy Gminą a Kontrahentami.

4. Będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe w celach:

 a) zawarcia i wykonania umowy – w myśl art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;

 b) związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych – w celu wypełnienia obowiązku prawnego w myśl art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;

 c) ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń - na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych w myśl art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,

 d) archiwalnych – w celu wypełnienia obowiązku prawnego w myśl art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.

5. W związku z przetwarzaniem danych w celach, o których mowa w pkt 4 będziemy przekazywać Państwa dane osobowe wyłącznie:

 a) naszym pracownikom, którzy muszą mieć dostęp do danych, aby wykonywać swoje obowiązki,

 b) podmiotom przetwarzającym, którym zlecimy wykonywanie zadań,

 c) innym organom administracji państwowej lub samorządowej, jeśli obowiązują nas do tego przepisy prawa.

6. Administrator Danych przetwarza następujące kategorie danych osobowych, które Państwa dotyczą:

dane podawane od kontrahentów:

 a) imię i nazwisko, firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy  korespondencyjne,

 b) numery posiadane we właściwych rejestrach (np. numer NIP lub REGON),

 c) dane kontaktowe, takie jak adres e-mail lub numer telefonu lub faxu,

 d) stanowisko zajmowane przez Państwa w ramach Państwa organizacji,

 e) numer rachunku bankowego.

dane z innych źródeł:

Państwa dane osobowe mogą być pobierane z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS w celu weryfikacji informacji podanych przez kontrahentów. W tym przypadku zakres przetwarzanych danych będzie ograniczony do danych dostępnych publicznie w tych rejestrach.

Możemy również pozyskiwać dane osobowe od podmiotów, w których są Państwo zatrudnieni, lub którego są Państwo reprezentantami bądź prowadzą współpracę na podstawie odrębnych umów. Zakres przetwarzanych danych obejmuje w takim przypadku informacje konieczne do realizacji umowy pomiędzy Gminą Gostynin a takim kontrahentem, np. informacje o  zmianie danych kontaktowych lub zmianie stanowiska służbowego.

7. Państwa dane osobowe będą przechowywane nie dłużej niż jest to konieczne, tj. przez okres trwania umowy pomiędzy Państwa pracodawcą będącym jednocześnie kontrahentem Gminy Gostynin bądź Państwem a Gminą Gostynin, a po ich zakończeniu do czasu upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy i w związku z realizacją obowiązku archiwizacyjnego.

8. Administrator Danych nie zamierza przekazywać Państwa danych osobowych do państw trzecich.

9. Mają Państwo prawo żądać od Administratora Danych (Gminy Gostynin) dostępu do swoich danych osobowych, przysługuje Państwu prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych, jak również prawo do przenoszenia Państwa danych osobowych (tj. w przypadkach określonych w przepisach RODO ma Państwo  prawo żądać, by Państwa dane osobowe zostały przesłane przez Administratora Danych (Gminę Gostynin) bezpośrednio innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe).

10. W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przez Administratora Danych przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, w sytuacji gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie dotyczących Państwa danych osobowych, narusza przepisy RODO. Organem nadzorczym od dnia 25 maja 2018 r. jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

11. Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne do realizacji zawartych umów.

W przypadku zawierania umowy bezpośrednio pomiędzy Państwem a Gminą Gostynin, podanie danych określonych w pkt 6 jest dobrowolne, lecz niezbędne do zawarcia umowy oraz obsługi współpracy pomiędzy Kontrahentem a Gminą Gostynin. W przypadku, gdy nie zawierają Państwo umowy bezpośrednio z Gminą Gostynin, podanie danych osobowych może być  Państwa obowiązkiem służbowym.

12. W oparciu o Państwa dane osobowe Administrator Danych nie będzie podejmował wobec Państwa zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania (tj. Administrator Danych nie będzie przetwarzał Państwa danych osobowych w sposób zautomatyzowany, polegający na wykorzystaniu Państwa danych osobowych do oceny przy podejmowaniu decyzji przez Administratora Danych).