Referat Organizacyjny

1. Do zadań Referatu Organizacyjnego należy w szczególności realizacja następujących zadań:

 1) w zakresie spraw organizacji pracy Urzędu:

1. koordynacja czynności kancelaryjnych komórek organizacyjnych Urzędu,
2. opracowywanie projektów upoważnień pracownikom Urzędu i kierownikom gminnych jednostek organizacyjnych oraz innym,
3. zamawianie pieczęci oraz prowadzenie ich ewidencji;
4. prowadzenie Sekretariatu Urzędu;
5. kompleksowe prowadzenie archiwum zakładowego Urzędu;
6. prowadzenie rejestrów:

• • zarządzeń Wójta,
  • aktów wewnętrznych,
  • zawartych porozumień,
  • skarg i wniosków,
  • upoważnień i pełnomocnictw,
  • korespondencji przychodzącej;

   g. obsługa kancelaryjna spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi osób zobligowanych;

   h. koordynacja spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji pracowników Urzędu na szkoleniach, kursach i seminariach;

2) w zakresie obsługi organów gminy:

1. prowadzenie sekretariatu Wójta oraz Zastępcy Wójta w tym:

• • prowadzenie kalendarza spotkań Wójta oraz Zastępcy Wójta,
  • obsługa spraw prowadzonych przez Wójta,
  • obsługa kancelaryjno-organizacyjna przyjęć interesantów przez Wójta i Zastępcę Wójta w sprawach skarg i wniosków oraz interwencji;

3) planowanie i organizacja zaopatrzenia materiałowo-technicznego w środki trwałe,  przedmioty nietrwałe, materiały biurowe oraz konserwacja inwentarza biurowego i nadzór nad gospodarką tymi przedmiotami, materiałami i inwentarzem Urzędu;

4) nadzór nad utrzymaniem czystości i porządku w budynku Urzędu;

5) nadzór nad ochroną gmachu i zabezpieczeniem mienia Urzędu;

6) prowadzenie spraw związanych z terminowymi badaniami technicznymi wraz z wykonywaniem pomiarów dotyczących ochrony przeciwpożarowej i odgromowej,

7) dekorowanie budynków  administracyjnych  Urzędu  z  okazji  świąt  państwowych i  uroczystości lokalnych;

8) prowadzenie gospodarki drukami i formularzami;

9) prowadzenie ewidencji zakupionych książek i innych publikacji;

10) zamawianie tablic urzędowych oraz ich ewidencja;

11) prenumerata prasy oraz innych publikacji wydawniczych;

12) prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego i programów;

13) prowadzenie ewidencji i cechowanie składników majątku, ocena przydatności gospodarczej objętych spisem składników majątkowych;

14) planowanie, organizowanie i nadzór nad przebiegiem remontów bieżących budynku Urzędu;

15) obsługa organizacyjna konferencji i narad w Urzędzie;

16) prowadzenie spraw związanych z eksploatacją samochodu służbowego, kontrola kart drogowych, rozliczenie zużycia paliwa;

17) prowadzenie spraw kadrowych pracowników urzędu gminy i kierowników jednostek organizacyjnych gminy, w tym ustalenie prawa do odprawy emerytalnej i rentowej i innych odpraw w razie rozwiązania stosunku pracy;

18) przeprowadzanie procedur związanych z naborem na wolne stanowiska urzędnicze oraz sporządzanie dokumentacji z każdego etapu procesu naboru;

19) sporządzanie dokumentacji związanej z przyznawaniem nagród;

20) organizowanie konkursów  na  stanowiska dyrektorów, kierowników jednostek organizacyjnych, z wyłączeniem konkursów  na  stanowiska dyrektorów placówek oświatowych;

21) prowadzenie akt  osobowych  i  wydawanie  zaświadczeń oraz opinii; 

22)prowadzenie kart ewidencji czasu pracy oraz ewidencji godzin nadliczbowych;

23) prowadzenie dokumentacji związanej  z  udzielaniem  urlopów  macierzyńskich, ojcowskich i wychowawczych oraz rejestrowanie okresów absencji chorobowej;

24) prowadzenie dokumentacji z zakresu badań lekarskich pracowników;

25) prowadzenie spraw związanych z odznaczeniami państwowymi pracowników;

26) sporządzanie dokumentacji dotyczącej przyznawania ryczałtów samochodowych;

27) organizowanie praktyk zawodowych;

28) zapewnienie prawidłowych warunków BHP i PPOŻ;

29) prowadzenie rejestru instytucji kultury Gminy Gostynin;

30) prowadzenie dokumentacji związanej z odbywaniem służby przygotowawczej;

31) prowadzenie spraw skazanych odbywających karę na cele społecznie użyteczne;

32) wnioskowanie o staże, roboty publiczne, prace interwencyjne do Powiatowego Urzędu Pracy;

33) stwierdzanie wiarygodności podpisu i stwierdzanie zgodności kopii z oryginałem mieszkańcom Gminy Gostynin;

34) prowadzenie rejestru testamentów;

35) współpraca z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Powiatowym Urzędem Pracy oraz Urzędem Skarbowym, Sądem;

36) prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej;

37) utrzymywanie ciągłości funkcjonowania infrastruktury informatycznej, w tym systemów i aplikacji;

38) wdrażanie zasad polityki bezpieczeństwa w zakresie systemów i sieci teleinformatycznych, przetwarzania danych w systemach w Urzędzie oraz nadzór nad ich przestrzeganiem, w szczególności monitorowanie bezpieczeństwa teleinformatycznego;

39) gospodarowanie urządzeniami informatycznymi i telefonami,

40) zapewnienie transmisji obrad Rady Gminy za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk, utrwalenie tych obrad oraz udostępnianie ich w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej Gminy.

41) promocja Gminy Gostynin w zakresie prowadzenia strony internetowej Gminy Gostynin (bieżące publikowanie informacji o działaniach Urzędu Gminy Gostynin).

 

2.Przy załatwianiu spraw Referat Organizacyjny używa symbolu „OR”.