REFERAT ORGANIZACYJNY

Zakres zadań Referatu Organizacyjnego

1. Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i Kierowników jednostek organizacyjnych gminy w zakresie:

• prowadzenie akt osobowych, prowadzenie ewidencji czasu pracy

• prowadzenie spraw płacowych pracowników,

• prowadzenie spraw badań lekarskich pracowników,

• współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w składanie wniosków i zatrudnianie pracowników na refundowane miejsca pracy,

• przygotowywanie kompletu dokumentów i występowanie o refundację wynagrodzeń pracowników robót publicznych i prac interwencyjnych

• sporządzanie sprawozdawczości z zakresu zatrudnienia i czasu pracy dla potrzeb GUS

• zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych i wydawanie legitymacji ubezpieczeniowej pracownikom urzędu

• współpraca z ZUS w zakresie spraw emerytalno-rentowych

• współdziałanie z organami wojskowymi w zakresie realizacji zadań na potrzeby Sił Zbrojnych

2. Prowadzenie spraw skazanych odpracowujących karę na cele społecznie użyteczne

3. Pomoc w organizowaniu wycieczek, pikników, spartakiad radnych i pracowników, seminariów i wyjazdów szkoleniowych poprzez zapewnienie dowozu.

4. Prowadzenie archiwum zakładowego oraz korespondencji z Archiwum Państwowym w zakresie posiadanej dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej.

5. Współpraca z Biurem Rady Gminy w zakresie przeprowadzania wyborów do Sejmu i Senatu RP, Prezydenta RP, Samorządu Terytorialnego i Referendów.

6. Współpraca z Komisarzem Wyborczym i postępowanie z aktami kat. A i B po wyborach.

7. Gospodarowanie majątkiem ruchomym będącym w dyspozycji Urzędu oraz prowadzenie spraw inwentarza biurowego, ewidencja i cechowanie środków trwałych, przedmiotów nietrwałych i programów komputerowych.

8. Prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych, zamawianie, doręczanie, oraz komisyjna kasacja pieczęci.

9. Prowadzenie rejestru testamentów oraz prawidłowe ich zabezpieczenie.

10. Prowadzenie Rejestru Instytucji Kultury Gminy Gostynin.

11. Zapewnienie prawidłowych warunków BHP i p/poż

12. Prowadzenie spraw gospodarczych Urzędu, tj. zaopatrywanie Referatów w materiały biurowo – kancelaryjne, prasę, książki tematyczne, zakup i ewidencja mebli oraz innego wyposażenia.

13. Utrzymanie ładu i porządku w budynku administracyjnym i na parkingu oraz nadzór nad przestrzeganiem porządku i czystości w pomieszczeniach urzędu i na parkingu.

14. Współpraca z sołtysami w zakresie zaopatrzenia w pieczęcie urzędowe, tablice informacyjne i urzędowe oraz poradniki i materiały biurowe.

15. Zlecanie wyjazdów samochodów służbowym oraz prowadzenie rejestru kart drogowych i rozliczanie zużytego paliwa.

16. Zlecanie napraw bieżących i przeglądów samochodów służbowych, dokonywanie opłat, ubezpieczeń i podatku od środków transportu.

17. Organizowanie kontroli wewnętrznych zarządzanych przez Wójta.

18. Dostarczanie i odbiór korespondencji z Urzędu Pocztowego.

19. Stwierdzanie wiarygodności podpisów oraz stwierdzanie zgodności kopii z oryginałem zgodnie z upoważnieniem Wójta Gminy.

20. Organizowanie pomocy charytatywnej dla potrzebujących, współpraca z innymi organizacjami społecznymi.

21. Prowadzenie kancelarii urzędu, kierowanie obiegiem dokumentów i pism

wpływających i wysyłanych, w tym dostarczanie korespondencji do

odbiorców miejscowych.

22. Prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej

23. Prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg i wniosków wpływających do

Urzędu, przekazywanie ich referatom do załatwienia wg właściwości.

24. Prowadzenie rejestrów korespondencji poufnej z zachowaniem

szczególnych przepisów.

25. Prowadzenie sekretariatu Wójta i Sekretarza Urzędu.

26. Organizowanie prawidłowego przyjmowania i załatwiania interesantów

oraz udzielanie właściwej i wyczerpującej informacji.

27. Obsługa gości (delegacji) oraz załatwianie spraw związanych z

wykonywaniem przez Wójta i Zastepcę Wójta Gminy funkcji

reprezentacyjnych.

28. Obsługa urządzeń biurowych będących na stanie sekretariatu.

29. Przechowywanie i udostępnianie książki kontroli instytucjom

kontrolującym Urząd.

30. Prowadzenie rejestrów (teczek) Zarządzeń i korespondencji Wójta.

31. Dbanie o wygląd i estetykę pomieszczeń sekretariatu, gabinetów Wójta i

Zastępcy Wójta.

Przy załatwianiu spraw Referat Organizacyjny używa symbolu „OR”